Manual Arrecadação


Manual Arrecadação

INTRODUÇÃO

MÓDULO ARRECADAÇÃO
O Sistema Financeiro tem por finalidade controlar a emissão e o recebimento dos carnês de mensalidade dos alunos, boletos de cobrança, multas e taxas fornecendo relatórios de totais de recebimento, de devedores e resumos de totalizações. O Módulo Arrecadação controla a cobrança em sincronia com o Módulo Acadêmico e de acordo com a matrícula, acompanhando as alterações e movimentações do aluno, como cancelamento e dispensa de disciplina, trancamento de matrícula.

Os dados dos alunos são acessados do Módulo Acadêmico, e as tabelas gerais, do Módulo Básico, reduzindo trabalho de digitação de dados.

Esse Sistema permite o controle de todas as modalidades de pagamento, como bolsas, descontos, parcelamentos, entre outros. Podem ser utilizadas múltiplas tabelas de mensalidades para cada série ou curso ministrado pela Entidade, podendo ser registrados grupos de alunos específicos para cada faixa.

INTEGRAÇÃO BANCÁRIA
Pode ser utilizada uma interação do Módulo arrecadação com o Sistema de Recebimentos do Banco recebedor, via arquivo de remessa e arquivo de retorno, onde o Módulo receberá os dados do Banco e automaticamente efetuará a baixa das mensalidades pagas, gerando relatório de conferência com os dados do banco, de acordo com a identificação do aluno.

TABELAS DIVERSAS
Permite a integração de qualquer banco para efetuar as transações de envio e recebimento de arquivos de remessa e retorno respectivamente
Permite a configuração de qualquer base de cálculo para os tipos de parcelas dos alunos
Permite o cadastro do contrato do aluno e o controle dos documentos em débito com a administração da escola 

MATRÍCULA FINANCEIRA
Controle on-line com a matrícula acadêmica do aluno acusando alterações da mesma, em caso de cancelamento, trancamento, entre outras situações.
Permite o cadastro individual por aluno de vencimento e multa a serem cobrados
Permite o travamento da matrícula do aluno caso esteja em débito com a escola
Permite o gerenciamento de parcelas integrais (por curso) e por disciplina (créditos)

ROTINAS MENSAIS
Permite gerar valores e vencimentos por parcela para cada curso
Havendo compatibilidade de datas e valores, permite gerar valores e vencimentos para vários cursos uma única vez. 

MANUTENÇÃO DE PARCELAS
Permite a negociação de parcelas, modificando data de vencimento, multa por atraso de pagamento, protocolando cada negociação feita e, ao final da operação pode-se emitir a segunda via da boleta (caso utilize impressora laser – exigência bancária)

Permite visualizar na tela as parcelas baixadas e as parcelas que ainda não foram baixadas por aluno
Permite fazer pagamentos de parcelas antecipadas
Permite lançamentos retroativos
Permite o acompanhamento administrativo visual e impresso do aluno através da ficha financeira (histórico financeiro)
Permite a baixa de parcelas automática feita pelo arquivo de retorno do banco conveniado, ao final da operação pode-se emitir um extrato de parcelas baixadas pelo sistema.
Emite uma listagem de Previsão de Receitas
Emite uma listagem comparativa de Valores Previstos e Arrecadados
Emite uma listagem discriminando todos os tipos de parcelas pagas com seus respectivos valores
Emite uma grade de pagamentos mostrando uma visão geral de todos os alunos e suas respectivas parcelas pagas
Emite a declaração para Imposto de Renda para os responsáveis
Emite etiquetas de alunos inadimplentes e adimplentes

RECEBIMENTOS
Registro dos recebimentos da escola
Realiza o fechamento de caixa por período
Fechamento de Caixa pode ser feito de forma individual para cada usuário ou global
Controla o pagamento efetuado com cheque
Permite efetuar um pagamento utilizando mais de um tipo de pagamento (cheque), dinheiro, permuta, (entre outros).
 

DICAS: ANTES DE INCIAR O CADASTRAMENTO NO MÓDULO ARRECADAÇÃO DEVE-SE VERIFICAR ALGUNS ITENS:
VERIFICAR SE O MÓDULO ACADÊMICO ESTÁ COMPLETO (TODOS OS ALUNOS ESTÀO CADASTRADOS EM SEUS DEVIDOS CURSOS)
VERIFICAR SE TODOS OS ALUNOS POSSUEM CRÉDITOS NAS DISCIPLINAS, POIS ESTE É O VINCULO ENTRE O ACADÊMICO E O ARRECADAÇÃO.
VERIFICAR A SITUAÇÃO ACADÊMICA DO ALUNO TEM QUE SER 1 OU 4:
SITUAÇÃO 1: MATRICULADO
SITUAÇÃO 4: A MATRICULAR 

PASSOS A SEREM SEGUIDOS PARA EMISSÃO DE BOLETO
1º Passo – Criara os tipos de parcelas usadas na entidade: Mensalidades, desconto, bolsas, etc (Tabelas Diversas / Tipo de Parcela);
2º Passo – Cadastrar os tipos de parcelas criadas no item anterior (Matricula Financeira / Gerar Matricula Financeira (tipos de parcelas usadas para todos os alunos) e Matricula Financeira, programa usado para cadastrar as particularidades dos alunos);
3º Passo – Incluir no mês de referencia os tipos de parcelas lançados nas matriculas financeiras, as mesmas aparecem no resumo dos tipos de parcelas lançadas (Rotinas Mensais / Configurações Mensais);
4º Passo – Emitir os boletos (Manutenção de Parcelas / Emitir Ficha de Compensação Padrão)


I – TABELAS DIVERSAS (Geralmente este sub-módulo é preenchido pelo sistema)

100600 – Tipos de parcela
Programa utilizado para cadastrar os tipos de parcela utilizados no cálculo da mensalidade do aluno (boleta); É neste programa que informaremos o tipo de cálculo utilizado para cada tipo de parcela.
E muito importante lembrar que o código também influencia na criação de um tipo de parcela

Ex: 100 - Controle de Vencimento. Obs: o controle de vencimento é cadastrado uma única vez. Já as bolsas ou descontos pode-se cadastra-los toda vez que tiver um novo desconto. Mensalidades, Bolsa, Descontos, etc...
Obs: Desconto: o aluno perde após o vencimento.
Bolsa: o aluno não perde após o vencimento. 
Procedimentos para utilização
Nenhuma outra tabela necessita ser preenchida para a utilização deste programa. 

Campos
Código: Informe o código do tipo de parcela.
Descrição: Informe a descrição do tipo de parcela que também será discriminada na boleta de cobrança, se essa permitir.
Tipo: Esse campo define onde sairá o valor do Tipo de Parcela selecionado
Quando se escolhe o “Tipo” - Parcela de Débito - o valor sairá abaixo de Discriminação (Boleta)
Quando se escolhe o “Tipo” - Desconto – o valor sairá abaixo de Instrução/ Mensagem
Tipo de cálculo: Informe o tipo de cálculo.
Valor atual da parcela com desconto e percentual da parcela mensal só faz diferença com desconto acumulativo.

Utilização dos Tipos:
Tipo Bolsa: utilizado para o cadastro de bolsa (aluno não perde se não pagar no vencimento)
Tipo Desconto: utilizado para o cadastro de desconto (o aluno perde se não pagar no vencimento)
Tipo Parcela Debito: utilizado para o cadastro de uma parcela debito Ex:  Mensalidade, Matricula etc...
Tipo Parcela Credito: utilizado para o cadastro de uma parcela credito armazena no valor da parcela
Tipo Crédito: utilizado para o cadastro de uma parcela crédito, armazena no valor outros.
Tipo Debito: utilizado para o cadastro de uma parcela debito, armazenado no valor outros.

Tipo de Cálculo: Crédito da Matrícula Acadêmica * Valor Mensal do Crédito – Utilizado para fazer o cálculo do tipo de parcela Mensalidade a partir do crédito que está definido na matrícula acadêmica do aluno multiplicando pelo valor mensal do credito que está definida em Configurações mensais no tipo de parcela mensalidade. 

Crédito das Disciplinas Acadêmicas * Valor Mensal do CréditoUtilizado para fazer o calculo da mensalidade a partir do crédito que está definido nas disciplinas no acadêmico multiplicando pelo valor mensal do credito que está definida em configurações mensais no tipo de parcela mensalidade.

Valor Atual da Parcela * Percentual do Tipo da Parcela: - Utilizado para calcular o desconto (Percentual%) a partir do valor líquido da mensalidade (já deduzido outros descontos) multiplicando pelo percentual que está definido em matricula financeira para o tipo de parcela especifico Ex:

 Mensalidade 200,00  
Desc. Irmão   (10%) 20,00 
Desc. Instituição (20%) 36,00
Valor da mensalidade 144,00

OBS: Tipo de cálculo mais usado no cálculo do Tipo de parcela FIES
Valor Atual da Parcela com Descontos * Percentual da Parcelas Mensal do Aluno 

Valor da Parcela * Percentual da Parcelas Mensal do Aluno Utilizado para calcular o desconto (Percentual%) a partir do valor bruto da mensalidade (mesmo que os descontos sejam acumulativos), multiplicado pelo percentual da parcela mensal do aluno que está definido em configurações mensais. EX:  

Mens. 200 200
Desc. Irmão 10% 20
Desc.inst. 20% 40
Total   140

Valor Mensal da Parcelas Mensal do AlunoUtilizado para calcular o desconto (Valor$) deduzido do valor mensal da parcela mensal do aluno que está definido em configurações mensais EX:

Mensalidade (200,00) 200,00
Desc. Irmão (10,00) 10,00
Desc. Instituição 20,00
Valor Mensalidade 170,00

Valor Mensal do Tipo de Parcela _ Utilizado para calcular a mensalidade do aluno do tipo de parcela mensalidade que está definido em configurações mensais (Tipo de Cálculo usado para Mensalidade e Parcela 100)

OBS:Todo tipo de cálculo que contém final:

Parcelas Mensal do Aluno – coloca-se o  valor da parcela em “Matrícula Financeira”.
Todo tipo de cálculo que contém final :
Tipo de Parcela e Valor Mensal do Crédito– coloca-se o valor da parcela em “Configurações Mensais”Ignorar Arredondamento: Informar SIM – se desejar ignorar arredondamento. Será ignorada após a terceira casa decimal

Informe NÃO – se não desejar ignorar arredondamento
Considerar para I.R? Informe se desejar contabilizar para os valores desta parcela no cálculo do imposto de renda
Parcela Mensalidade? Informe se esse tipo de parcela é mensalidade
Parcela Financiamento?(FIES)  : Informe se esse tipo de parcela é financiamento, exemplo FIES


100802 – Configurar financeiro
Programa responsável pela configuração do módulo arrecadação.
Neste campo geralmente não se inclui dado só se altera. 

Campos
Código do controle de Vencimento: Informe o código da parcela que controlará os vencimentos (tipo de parcela 100)
Cód da taxa p/ recebimento da parcela: Informe o código da taxa utilizada para o recebimento das parcelas. Essa parcela é cadastrada no Programa Taxas Diversas (Sub-Módulo / Recebimento) (tipo de parcela 900)
Código de Abertura do caixa: Informe o código ou selecione a descrição de abertura do caixa.
Prefixo seu número: Informe o prefixo do seu número.
Último nosso número: Esse campo é preenchido automaticamente. Não alterar este número, pois ele é o controle do último número da boleta.
gerada, se este campo for alterado indevidamente, será gerado uma duplicidade dos nossos números da boleta.
Porta da Impressora ou Impressora: Informe o nome da porta onde está instalada a impressora bermatech ou matricial.
Ao receber Imprimir: Informe a maneira que será impressa o comprovante de Recibo de pagamento (Nenhum/ Autenticação/Recibo)
Modelo da Impressora Bematch: Informe o modelo da Impressora (Matricial / MP20CI / MP40)
Cont.Impressão Desc/Bolsa: Informe o tipo de desconto que será impresso no boleto bancário
Máximo de Juros a cobrar: Informe o máximo de Juros que será cobrado pela entidade.
Máx Desc Pgto. Antecipado: Informe o máximo de desconto cedido para pagamento antecipado
Máx Bolsa Pgto. Antecipado: Informe o máximo de bolsa cedido para pagamento antecipado
Cobrar a Multa: Informe como será impressa a multa (única ou mensal)
Desc. Antecipado como: Informe como será impresso o desconto (valor ou em percentual)
Desc. Antecipado sobre: Informe como será impresso o valor do desconto
Quantidade de digito de cód. de Matricula: Informe a quantidade de digito do código de matricula
Quantidade de dígitos no cód. de taxa: Informe a quantidade de dígitos do código de taxa
Mensagem para a multa e juros: Informe  mensagem para impressão da multa e juros, utilize <Juros> para imprimir o % valor dos juros ao
dia, utilize <juros ao mês> para imprimir o % valor dos juros ao mês  <multa> para imprimir o % valor da multa

100855– Configurar bancos
Caminho: Arrecadação -Tabelas diversas - Configurar Bancos
Programa utilizado para informar as configurações do banco para impressão da ficha de cobrança. 

Campos
Unidade: Informe a unidade
Código do banco: Informe o código do banco.
Dígito verificador do banco: Informe o dígito verificador do código do banco.
Nome completo: Informe o nome completo do banco.
Numero da Conta Corrente: Informe o número da conta corrente.
Banco/cont ativo: Informe se a conta é ativo ou não.
Descrição da Conta Corrente: Informe a descrição da conta corrente. 

Configurações básicas:
Agência: Informe a agência
Dígito verificador da Agência: Informe o dígito verificador do número da agência.
Dígito verificador da conta: Informe o dígito verificador do número da conta corrente.
Conta corrente/cedente: Informe o número da conta corrente.
Número de inscrição(C.N.P.J): Informe o CNPJ da empresa formatado com pontos e barra.
Nome da empresa: Informe o nome da empresa.
Espécie de título: Informe a espécie de título a ser enviada ao banco.
Carteira bancária: Informe o código da carteira bancária.
Símbolo monetário: Informe o símbolo monetário.
Código da moeda: Informe o código da moeda.
Local de pagamento: Informe o local de pagamento da ficha de compensação.
Cód. Baixa/ Nº Controle: Informe o código ou número de controle.
Convênio: Informe o número do convênio 

Extensões:
Arquivo de remessa: Informe a extensão para o arquivo de remessa que será enviado ao banco.
Arquivo de retorno: Informe a extensão do arquivo de retorno que o banco enviou.
Mensagens na boleta/ Arq. de remessa:
Quantidade de linhas: Informe a quantidade de linhas para mensagem disponível para geração o arquivo de remessa.
Quantidade de colunas: Informe a quantidade de colunas para mensagem disponível para geração do arquivo de remessa 
Nosso Número:
Tamanho: Informe o tamanho do nosso número.
Posição unidade: Informe a posição da unidade.
Tamanho unidade: Informe o tamanho da unidade.
Avisar tamanho: Informe o tamanho do nosso número.
Último nosso número: Informe o último nosso número.
Gravar remessa: Informe gravar remessa do nosso número
Ler arquivo retorno: Informe de onde é para ler arquivo remessa.


102.006 – Configurar permissão para estorno
Caminho: Arrecadação - Tabelas diversas - Configurar permissão para estorno
Programa utilizado para dar manutenção nos usuário que tem permissão para fazer os estornos nos recebimentos 

Campos
Unidade: Informe a unidade para a configuração.
Funcionário: Informe ou selecione a descrição do nome do funcionário.


100.856 - Configurar separação das parcelas por banco
Caminho:   Arrecadação - Tabelas Diversas - Configurar separação das Parcelas por Banco
Programa utilizado para cadastrar os valores e os tipos de separação do Arquivo de remessa para o banco

Campos
Unidade: Selecione a unidade desejada para a configuração.
Ordenação: Informe uma ordem
Conta corrente: Informe a descrição do nome do banco.
Ativo: Informe se SIM se o Banco estiver ativo e NÂO se não estiver ativo
Separar por: Informe o Curso se for mandar para o banco por Curso, ou selecione Valor Máximo se for enviar valor.
Valor Máximo: Informe o valor que vai ser enviado para o Banco


105100 – Gerar matrícula financeira
Caminho: Arrecadação - Matrícula Financeira - Gerar Matrícula Financeira
É neste programa que se gera os tipos de parcelas que serão utilizadas para todos os alunos, ou seja, os tipos de parcelas que são comuns a todos os alunos.
EX: mensalidades, controle de vencimento, DCE (caso a escola possua), ETC. 

Opção do gerador

Por seleção agrupada: Ao selecionar esta opção gerará matrícula financeira por seleção agrupada.
Por aluno: Ao selecionar esta opção gerará matrícula financeira por aluno.

Restrições gerais

Curso: Informe o código do curso ou selecione no combo. (caso este campo não seja preenchido, automaticamente o tipo de parcela será gerada para todos os cursos)
Turno: Informe o turno que deseja gerar a matrícula financeira (não é obrigatório o preenchimento deste campo)
Período Letivo: Informe o período letivo do curso (não é obrigatório o preenchimento deste campo)
Matrícula: Informe o código da matrícula ou selecione o aluno no combo. (não é obrigatório o preenchimento deste campo)
Tipo Parcela: Informe o código de parcela ou selecione no combo.
Percentual/valor: Informe o percentual/valor se o tipo de parcela possuir e se o tipo de cálculo for com final “Mensal do Aluno”, mais detalhes na página de dicas (pág. 33).
Data Cadastro: Informe ou selecione a data de cadastro do tipo de parcela. (Data inicial)
Data Cancelamento: Informe ou selecione a data de cancelamento do tipo de parcela. (Data final)
Ao gravar: Selecione se deseja sobrepor ou não os dados existentes. O sobrepor os dados existentes é normalmente utilizado quando se troca algum dado de tipo parcelas, como data inicial ou final, valor, etc.

Gerar somente para alunos matriculados com CONDICIONAL=NÃO: Selecione esta opção se desejar gerar somente para alunos matriculados com condicional=não.

105002 – Matrícula financeira
Caminho: Arrecadação - Matrícula Financeira - Matrícula Financeira
Programa utilizado para cadastrar os tipos de parcelas adicionais que irão compor o cálculo da parcela do aluno.
EX: Desconto de irmãos, bolsa, dependência, etc. 

Campos
Aluno: Informe ou selecione a descrição do nome do aluno.
Curso: Depois de selecionado o aluno, o curso será mostrado automaticamente.
Clicar em incluir 
Tipo Parcela: Informe o código de parcela ou selecione no combo.
Percentual/valor: Informe o percentual/valor se o tipo de parcela possuir.
Data Cadastro: Informe ou selecione a data de cadastro do tipo de parcela. (Data inicial)
Data Cancelamento: Informe ou selecione a data de cancelamento do tipo de parcela. (Data final)
Observações: Informe às observações que achar necessária.



105005 – Situação do aluno/total de créditos
Caminho: Arrecadação - Matrícula Financeira - Situação Acadêmica / Total de Créditos
Programa utilizado para visualizar a situação do aluno no módulo acadêmico. No primeiro grid ele está mostrando os dados referentes ao total de créditos do aluno; No segundo grid ele está mostrando a situação de inscrição do aluno no curso e no terceiro ele mostra as disciplinas nas quais o aluno está matriculado e seus devidos créditos. 
Aluno: Selecione a descrição do nome do aluno.
Clique em incluir/Alterar: Para incluir novo registro para o aluno

Campos
Curso: Informe ou selecione o código do curso.
Turma: Informe ou selecione a descrição da turma.
Ano Semestre: Informe o ano semestre.
Período Letivo: Informe ou selecione o período letivo.
Total Crédito: Informe o total de créditos.
Liberado financeiro: Informe se estar liberado no financeiro.
Liberado acadêmico: Informe se estar liberado no acadêmico.

100900 – Responsável Financeiro
Caminho: Arrecadação - Matrícula Financeira - Contratos
Programa utilizado para informar os dados referentes à ficha de compensação. (Utilizar quando for necessário enviar a ficha de compensação para outra pessoa que não seja o aluno)
Clicar em incluir: Para incluir contrato para o aluno
Quando se clica nessa opção automaticamente aparecerá a Ficha do aluno. É nessa tela que verificamos os dados do aluno, mudamos o responsável financeiro e alteramos a data de vencimento
(GUIA - DADOS DO RESPONSÁVEL)


Campos
Pai: Nome do pai do aluno.
Mãe: Nome da mãe do aluno.
Tipo Selecione o responsável pelo contrato, ou seja, em nome de quem vai sair o boleto bancário.(Aluno, Mãe, Outros, Pai).
Responsável: Informe o nome do responsável pelo contrato.
Tipo de logradouro: Informe o código do tipo de logradouro ou selecione o tipo de Logradouro.
Logradouro: Informe o código do logradouro ou selecione o logradouro.
Número: Informe o número da casa/apartamento…
Complemento: Informe o complemento do endereço.
Bairro: Informe a Código do Bairro.
Cidade: Informe a código da cidade ou selecione a cidade.
Logradouro: Informe a código do estado ou selecione o estado.
C.E.P: Informe o número do C.E.P.
Telefone: Informe o número do telefone.
R.G: Informe o número do R.G.
C.P.F: Informe o número do C.P.F.
Data do Contrato: Informe a data de cadastro do contrato 

(GUIA - DADOS COMPLEMENTARES)

Profissão: Selecione a profissão (caso possua)
Nacionalidade: Selecione a nacionalidade
Estado Civil: Selecione a Estado Civil
Nome Cônjuge: Selecione o nome do cônjuge (caso possua)
R.G. Cônjuge: Informe o número do R.G. do cônjuge
C.P.F Cônjuge Informe o número do C.P.F. do Cônjuge
Dia do Vencimento: Informe nova data de vencimento do boleto bancário
Compr. Residência: Selecione se o aluno entregou comprovante de residência (Sim, Não).
Compr. C.P.F/CNPJ: Selecione se o aluno entregou comprovante de CPF /CNPJ (Sim, Não).
Outros Documentos: Informe os outros documentos faltantes do contrato.
Data de cadastro: Informe a data de assinatura do contrato.

 




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